DIVISÃO DE FISCALIZAÇÃO - MANUAL DE FISCALIZAÇÃO

No Manual de Fiscalização (versão 2013) estão detalhados os procedimentos e as rotinas das ações de controle empreendidas pela equipe de fiscalizadores. Ele é importante tanto para os fiscalizados como para outros agentes de controle, restando clara e transparente a finalidade e a metodologia de trabalho da equipe de fiscalização da PROPLAN. Periodicamente, este Manual poderá sofrer atualizações e aperfeiçoamentos.

 

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Perguntas mais frequentes:

 

1. Como e por que foi concebido o atual modelo de Fiscalização, adotado pela PROPLAN, sobre os projetos acadêmicos?

R – Conforme registrado no item 9.2 do Relatório de Gestão do exercício de 2013 da UFRN, esse modelo de fiscalização foi concebido em resposta às demandas da CGU e do TCU, que recomendaram o estabelecimento de rotinas sistemáticas de acompanhamento e fiscalização. Tais recomendações redundaram na constituição do setor de fiscalização na PROPLAN para os contratos acadêmicos firmados entre a UFRN e a Fundação de Apoio.

      A atuação desse setor deverá ser realizada de maneira mais próxima do contratado e do coordenador (gestores do projeto acadêmico), de modo que se afira a boa e regular execução dos resultados acadêmicos programados. Nesse sentido, para constatação da eficácia acadêmica do projeto é incumbido ao fiscalizador averiguar quaisquer documentos e ocorrências concernentes à execução do objeto, e, se for o caso, ir ao seu local de realização para aferir a consecução das metas e resultados.

 

2. Se a Fundação de apoio é a gestora administrativa e financeira do projeto/ contrato, por que a Coordenação deve atender à Fiscalização?

R - Porque a coordenação é responsável pela execução físico-acadêmica do projeto, conforme dispostos nos artigos: 9º; 13, 20, 22 e 45 §1º da resolução 028/2011 – CONSAD/UFRN.

 

3. Qual a importância de se planejar adequadamente um projeto?

R – O planejamento é a fase do projeto onde são determinados os objetivos e as metas a serem alcançados, bem como a alocação dos recursos para atingi-los. Ele define o que será executado, monitorado, controlado e encerrado. Tendo em vista ainda que a incerteza é uma característica inerente aos projetos, infere-se então a importância de se planejar adequadamente.

 

4. Porque é importante ter e seguir um plano de trabalho?

R – O plano de trabalho é a peça que materializa o planejamento do projeto. Dessa forma, tratar-se de um documento imprescindível nos instrumentos jurídicos firmados entre a UFRN e Fundação de Apoio, conforme dispõe art. 2º da IN nº 01/97-STN. É nele que constam o objeto, a justificativa, a metodologia, e as metas e resultados esperados, que delimitam a gestão do projeto. Portanto, é com base nesses pontos que a fiscalização da PROPLAN aprecia as prestações de contas parcial e final, consoante os mandamentos dos artigos 28 e 31 da mesma norma supracitada.

  

5. Existe uma metodologia de controle de projetos adotada pela PROPLAN. O Coordenador pode definir a metodologia de controle do seu projeto?

R - A metodologia de acompanhamento e controle do projeto é definida pela PROPLAN, conforme os ditames da Portaria 1.130/2011R, sem prejuízo da liberdade que o Coordenador tem de eleger seus próprios métodos de gerenciamento e controle interno do projeto, desde que se atenda minimamente a metodologia do formulário de fiscalização.

 

6. O que são os relatórios (REFF e RCO)?

R -

* REFF – Demonstra o atual estágio de execução das metas do projeto, ligando-o ao plano de aplicação de receitas e despesas realizadas.

* RCO – Demonstra, de forma sucinta e suficiente, as ações programadas, as ações executadas e os benefícios/resultados alcançados pelo projeto.

 

7. Qual a diferença entre Cronograma de Execução, Quadro de Metas e REFF?

R- Apesar de essas denominações tratarem da mesma coisa, eles diferenciam em virtude dos documentos que são apresentados:.

* O cronograma de execução é apresentado na fase do planejamento quando o coordenador submete o projeto....;

* O quadro de Metas é apresentado no formulário de fiscalização no item 9.1 e visa registrar o andamento das metas pactuadas no cronograma...;

* O REEF é o documento produzido pela FUNPEC, por força dos artigos 28 e 33 da Instrução Normativa nº01/97-STN, no momento de uma prestação de contas, que contempla a informação do que já foi executado nas metas estabelecidas no cronograma....

 

8. Porque existe a impressão de que se está prestando contas mais de uma vez?

R- O coordenador tem que considerar que seus projetos firmados com a FUNPEC podem ter sidos frutos de recursos descentralizados à UFRN, dessa forma a instituição concedente dos recursos vai fiscalizar o que lhe é devido. Outra hipótese é a ocorrência de diligências feitas pela DCF/PROAD quanto aos aspectos financeiros do projeto (atrelados com as metas) a qual pode acionar o coordenador para prestar algum esclarecimento ou comprovação que se faça necessário.

 

9. Quais são os documentos comprobatórios acatados pela fiscalização?

R - Todos os meios admitidos em direito são acatados pela fiscalização como documentos comprobatórios. Em caráter sugestivo é discriminado abaixo um rol não exaustivo destes meios:

* Para processo de seleção de bolsistas: Edital, ata ou qualquer outro documento formal que indique a abertura da seleção; foto de banner, cartaz, jornal ou folder contendo a divulgação do processo; relação dos classificados.

* Para eventos e ações de extensão: Fotos; listas de presença com os contatos dos participantes; folder da programação; notícias vinculadas na impressa.

* Para capacitações: Lista de freqüência; certificados dos concluintes.

* Para parcerias: Carta de anuência; termo de parceria ou cooperação.

* Para as demais produções acadêmicas (artigos, TCC, Tese, Dissertação, entre outros): Texto completo em formato digital, indicação de links onde os trabalhos estão disponíveis, print scrn de página eletrônica com as informações básicas do trabalho.

 

10. Quais as recomendações mais frequentes aos coordenadores de projeto e à Fundação de Apoio?

R- Respaldados pelo inciso II do art. 13 da resolução 028/2011 CONSAD; as principais recomendações registradas pelos fiscalizadores podem orientar hipoteticamente que a coordenação e a Fundação:

* Mantenham foco no objeto do projeto, evitando o desvio de finalidade;

* Produzam e organizem os documentos comprobatórios;

* Mantenham o controle do quadro de recurso humanos do projeto, de maneira a atender exclusivamente seus objetivos;

* Atendam as solicitações da fiscalização no prazo concedido;

* Envidem maior atenção entre as suas comunicações (FUNPEC – Coordenação) bem como com o setor de fiscalização;

* Mantenham atualizados os REFFs de acordo com as possíveis repactuações das metas, realizadas por meio de termos aditivos celebrados;